CBSE / NCERT पाठ्यक्रम अनुरूप (कक्षा 9वीं, 10वीं व प्रतियोगी परीक्षाएँ)

ई-मेल लेखन

मानक डिजिटल प्रारूप, औपचारिक व अनौपचारिक भेद, 6 प्रामाणिक उदाहरण एवं अभ्यास

1 ई-मेल का स्वरूप एवं अनिवार्य तकनीकी तत्व

ई-मेल (इलेक्ट्रॉनिक मेल) इंटरनेट के माध्यम से कंप्यूटर या स्मार्टफोन द्वारा किसी व्यक्ति अथवा संस्था को डिजिटल संदेश भेजने का आधुनिकतम और तीव्रतम माध्यम है। पाठ्यक्रम के अनुसार यह पारंपरिक पत्र-लेखन का ही आधुनिक तकनीकी रूप है, जिसे एक निर्धारित डिजिटल विन्यास (Layout) में लिखा जाता है।

फ़ील्ड (Field)	अर्थ व प्रयोजन	परीक्षा में लिखने का तरीका
To (प्रेषिती / सेवा में)	जिस व्यक्ति/अधिकारी को ई-मेल भेजा जा रहा है।	receiver_name@email.com
CC (कार्बन कॉपी)	जब वही मेल सूचना हेतु किसी अन्य को भी भेजना हो।	(परीक्षा में इसे रिक्त छोड़ सकते हैं)
BCC (ब्लाइंड कार्बन कॉपी)	गोपनीय प्रति, ताकि मुख्य प्राप्तकर्ता को पता न चले।	(परीक्षा में इसे रिक्त छोड़ सकते हैं)
Subject (विषय)	मेल का मुख्य उद्देश्य (अत्यंत संक्षिप्त व स्पष्ट)।	5 से 7 शब्दों में एक पंक्ति का विषय

ई-मेल लेखन की प्रमुख विशेषताएँ:

• 1. डिजिटल बॉक्स संरचना: ई-मेल को सदैव एक व्यवस्थित बॉक्स के अंदर To, CC, BCC, और Subject के खानों के साथ तैयार किया जाता है।
• 2. सटीक एवं स्पष्ट विषय (Subject Line): विषय ऐसा होना चाहिए जिसे देखते ही प्राप्तकर्ता को मेल की तात्कालिकता और उद्देश्य समझ आ जाए।
• 3. संक्षिप्तता एवं शिष्टाचार: अनावश्यक औपचारिकताओं और लंबे प्रलाप के स्थान पर 80 से 100 शब्दों में सीधी व विनम्र बात लिखी जाए।
• 4. संलग्नक (Attachment) का उल्लेख: यदि कोई दस्तावेज़ साथ भेजा जा रहा है, तो मुख्य भाग के अंत में 'संलग्नक:' (Attachment) अवश्य दर्शाएँ।
• 5. हस्ताक्षर ब्लॉक (Sign-off): समापन में विनम्र विदाई (भवदीय / सस्नेह), नाम, पद और संपर्क सूत्र स्पष्ट हों।

2 मानक प्रारूप (Standard Format - CBSE / NCERT)

To: प्राप्तकर्ता_का_ईमेल@example.com

CC: (अन्य प्राप्तकर्ता यदि आवश्यक हो)

BCC: (गोपनीय प्रतिलिपि यदि आवश्यक हो)

Subject: [ई-मेल का संक्षिप्त एवं सटीक विषय]

[संबोधन: महोदय / महोदया / आदरणीय / प्रिय ...]

मुख्य विषय-विस्तार (Body of Email):
• प्रारंभिक अनुच्छेद: ई-मेल लिखने का मुख्य संदर्भ व कारण।
• मध्य अनुच्छेद: समस्या, निवेदन अथवा सूचना का संपूर्ण तथ्यात्मक विवरण।
• अंतिम अनुच्छेद: त्वरित कार्यवाही की अपेक्षा अथवा आभार।

संलग्नक (यदि कोई हो): [दस्तावेज़ का नाम / फ़ाइल]

सधन्यवाद / सादर,
भवदीय / आपका आज्ञाकारी शिष्य / तुम्हारा मित्र,
क.ख.ग. (नाम व पदनाम)

3 प्रामाणिक एवं परीक्षोपयोगी उदाहरण (6 Sample Emails)

भाग 'क': औपचारिक ई-मेल (Formal Emails)

उदाहरण 1: विद्यालय के प्रधानाचार्य को 3 दिन के चिकित्सा अवकाश हेतु ई-मेल

To: principal.school@domain.edu.in

CC: class_teacher10a@domain.edu.in

Subject: तीन दिन के चिकित्सा अवकाश (Medical Leave) हेतु प्रार्थना-पत्र

महोदय,
सविनय निवेदन यह है कि मैं आपके विद्यालय की कक्षा दसवीं 'अ' का छात्र हूँ। कल सायं अचानक मुझे तेज़ वायरल बुखार और गले में गंभीर संक्रमण हो गया है। चिकित्सक ने परीक्षण के उपरांत मुझे पूर्ण विश्राम करने तथा दवाइयाँ लेने का परामर्श दिया है।

अतः मैं दिनांक 16 अप्रैल से 18 अप्रैल 2026 तक विद्यालय में उपस्थित होने में असमर्थ हूँ। प्रार्थना है कि मुझे उक्त तीन दिनों का चिकित्सा अवकाश स्वीकृत करने की कृपा करें। विद्यालय आने पर मैं इस अवधि का छूटा हुआ गृहकार्य अपने सहपाठियों की सहायता से शीघ्र पूर्ण कर लूँगा।

संलग्नक: चिकित्सक का चिकित्सा प्रमाणपत्र (Medical_Certificate.pdf)

सधन्यवाद।
आपका आज्ञाकारी शिष्य,
क.ख.ग.
कक्षा: दसवीं 'अ', अनुक्रमांक: 18

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• प्रारूप (1 अंक): To, CC, Subject तथा संलग्नक का तकनीकी क्रम शुद्ध है।
• विषय-वस्तु (2.5 अंक): कारण, अवधि (16 से 18 अप्रैल) तथा मेडिकल सर्टिफिकेट का स्पष्ट विवरण।
• भाषा व शिष्टाचार (1.5 अंक): विनम्र, औपचारिक एवं व्याकरण सम्मत भाषा।

उदाहरण 2: ऑनलाइन क्रय की गई त्रुटिपूर्ण (दोषपूर्ण) घड़ी को बदलने हेतु ई-मेल

To: support@quickkartindia.com

CC: (रिक्त)

Subject: ऑर्डर सं. QK-984521 के दोषपूर्ण उत्पाद को बदलने के संबंध में

मान्यवर ग्राहक सेवा प्रबंधक,
मैंने दिनांक 10 मई 2026 को आपकी वेबसाइट के माध्यम से एक 'फास्ट्रैक स्मार्टवॉच' (ऑर्डर संख्या: QK-984521) क्रय की थी, जिसकी डिलीवरी मुझे कल प्राप्त हुई।

अत्यंत खेद के साथ सूचित करना पड़ रहा है कि पार्सल खोलने पर उत्पाद की स्क्रीन पर एक गहरी खरोंच (क्रैक) पाई गई तथा घड़ी चालू भी नहीं हो रही है। यह स्पष्ट रूप से एक त्रुटिपूर्ण और क्षतिग्रस्त उत्पाद है। चूँकि यह उत्पाद सात दिनों की रिप्लेसमेंट वारंटी के अंतर्गत आता है, अतः आपसे सादर अनुरोध है कि इस दोषपूर्ण घड़ी को वापस लेकर नई सही घड़ी शीघ्र भेजने की व्यवस्था करें अथवा मेरी पूरी धनराशि मेरे बैंक खाते में रिफंड कर दें।

संलग्नक: क्षतिग्रस्त उत्पाद की तस्वीरें एवं इनवॉइस बिल प्रति (Invoice_Bill.pdf)

सधन्यवाद।
भवदीय,
क.ख.ग.
संपर्क: 98XXXXXXXX

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• व्यावसायिक सटीकता: ऑर्डर नंबर, खराबी का ठोस ब्योरा, वारंटी क्लॉज और फोटो संलग्नक का उल्लेख।

उदाहरण 3: समाचार-पत्र के संपादक को प्रदूषण की समस्या पर लेख प्रकाशन हेतु ई-मेल

To: editor.delhi@navbharatnews.in

CC: (रिक्त)

Subject: दिल्ली-एनसीआर में बढ़ते वायु प्रदूषण पर आलेख प्रकाशनार्थ

महोदय,
मैं आपके प्रतिष्ठित समाचार-पत्र के लोकप्रिय स्तंभ 'पाठक मंच' का नियमित पाठक हूँ। राजधानी क्षेत्र में दिन-प्रतिदिन बिगड़ते वायु गुणवत्ता सूचकांक (AQI) और छाए जहरीले स्मॉग की समस्या पर मैंने एक संक्षिप्त विश्लेषणात्मक आलेख तैयार किया है।

इस आलेख में खुले में कचरा जलाने, निर्माण कार्यों से उड़ती धूल तथा पुराने वाहनों से निकलने वाले धुएँ के व्यावहारिक समाधान सुझाए गए हैं। जनहित और पर्यावरण संरक्षण को समर्पित यह आलेख पाठकों में व्यापक जागरूकता फैलाने में सहायक सिद्ध होगा। आपसे विनम्र निवेदन है कि इसे अपने सम्मानित समाचार-पत्र के आगामी रविवार के अंक में स्थान देने की कृपा करें।

संलग्नक: आलेख_वायु_प्रदूषण_और_समाधान.docx

सधन्यवाद।
भवदीय,
क.ख.ग.
एक जागरूक नागरिक, नई दिल्ली

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• संपादकीय मेल शिल्प: स्तंभ का संदर्भ, आलेख की प्रासंगिकता और प्रकाशन हेतु शिष्ट अनुरोध।

भाग 'ख': अनौपचारिक ई-मेल (Informal Emails)

उदाहरण 4: मित्र को अपने जन्मदिन की पार्टी में आमंत्रित करते हुए ई-मेल

To: rohan_verma24@email.com

CC: (रिक्त)

Subject: मेरे 16वें जन्मदिन के उत्सव में सहर्ष आमंत्रण!

प्रिय मित्र रोहन,
सप्रेम नमस्ते!

आशा है कि तुम सकुशल और प्रसन्न होगे। तुम्हें यह जानकर अत्यंत प्रसन्नता होगी कि आगामी रविवार, 24 मई 2026 को मेरा 16वाँ जन्मदिन है। इस उपलक्ष्य में हमारे घर पर शाम 6:00 बजे एक छोटी-सी पार्टी का आयोजन किया गया है।

इस पार्टी में हमारे विद्यालय के सभी पुराने मित्र सम्मिलित हो रहे हैं। हमने मिलकर ढेर सारे रोचक खेल, संगीत और स्वादिष्ट व्यंजनों की योजना बनाई है। तुम्हारी उपस्थिति के बिना यह उत्सव अधूरा रहेगा, इसलिए कोई बहाना नहीं चलेगा! तुम्हें समय पर अवश्य पहुँचना है।

आदरणीय अंकल जी और आंटी जी को मेरा चरण स्पर्श कहना। रविवार को तुम्हारी प्रतीक्षा करूँगा।

तुम्हारा अभिन्न मित्र,
क.ख.ग.

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• अनौपचारिक टोन: आत्मीय भाषा, आमंत्रण का समय व स्थान, और मित्रवत स्नेहिल आग्रह।

उदाहरण 5: छोटे भाई को दसवीं बोर्ड परीक्षा की तैयारी हेतु प्रेरणादायक ई-मेल

To: amansharma_study@email.com

CC: (रिक्त)

Subject: बोर्ड परीक्षा की तैयारी एवं समय-प्रबंधन के लिए कुछ उपयोगी टिप्स

प्रिय अनुज अमन,
सदा सुखी रहो एवं ढेर सारा प्यार!

मुझे माँ के फोन से ज्ञात हुआ कि तुम्हारी बोर्ड परीक्षाएँ निकट हैं और तुम थोड़े तनाव में हो। मेरे प्रिय भाई, परीक्षा से डरने की बिल्कुल आवश्यकता नहीं है। तुमने पूरे वर्ष लगन से अध्ययन किया है। बस अब अंतिम समय में एक संतुलित दिनचर्या का पालन करो। प्रतिदिन कठिन विषयों (गणित एवं विज्ञान) का सुबह के समय अभ्यास करो और पिछले वर्षों के प्रश्न-पत्र हल करो।

पढ़ाई के बीच में 10 मिनट का विराम अवश्य लो तथा खान-पान और 7 घंटे की नींद से कोई समझौता मत करना। मुझे तुम्हारी प्रतिभा पर अटूट विश्वास है। तुम बहुत अच्छे अंकों से सफल होगे।

माताजी और पिताजी को मेरा प्रणाम कहना। अपना ध्यान रखना।

तुम्हारा अग्रज,
क.ख.ग.

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• भावनात्मक संतुलन: बड़े भाई का मार्गदर्शन, व्यावहारिक अध्ययन टिप्स और सकारात्मक संबल।

उदाहरण 6: नगर निगम अधिकारी को आवारा पशुओं की समस्या के निवारण हेतु ई-मेल

To: commissioner.mcd@delhigov.in

CC: sanitary_inspector_zone4@delhigov.in

Subject: मयूर विहार क्षेत्र में आवारा मवेशियों के जमावड़े के निवारण हेतु

महोदय,
मैं मयूर विहार फेस-1 आवासीय कल्याण समिति की ओर से आपका ध्यान हमारे क्षेत्र के मुख्य मार्गों पर दिन-प्रतिदिन बढ़ रहे आवारा मवेशियों (गायों एवं सांडों) की विकट समस्या की ओर आकृष्ट कराना चाहता हूँ।

सड़कों के बीचों-बीच इन पशुओं के बैठे रहने से आए दिन भीषण सड़क दुर्घटनाएँ हो रही हैं तथा प्रातः एवं सायं के समय भारी ट्रैफ़िक जाम लग जाता है। ये पशु कूड़ेदानों का कचरा पूरी सड़क पर बिखेर देते हैं, जिससे क्षेत्र में गंदगी और दुर्गंध फैल रही है। स्थानीय नागरिकों एवं स्कूली बच्चों का पैदल निकलना भी असुरक्षित हो गया है।

अतः आपसे सविनय अनुरोध है कि संबंधित पशु नियंत्रण दस्ते को निर्देश देकर इन आवारा पशुओं को सुरक्षित पकड़वाकर उचित गौशालाओं में भिजवाने की व्यवस्था करें, ताकि आम नागरिकों को राहत मिल सके।

सधन्यवाद।
भवदीय,
क.ख.ग.
सचिव, आवासीय कल्याण समिति, मयूर विहार

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• प्रशासनिक गरिमा: समस्या का सटीक भौगोलिक ब्योरा, सार्वजनिक असुविधा और गौशाला भिजवाने का व्यावहारिक समाधान।

4 परीक्षोपयोगी स्व-मूल्यांकन अभ्यास (Self-Practice Questions)

विद्यार्थी पहले अपनी कॉपी में To, Subject के बॉक्स बनाकर स्वयं ई-मेल लिखें, फिर 'क्लिक करके मॉडल उत्तर देखें' पर टैप करके जांचें।

अभ्यास प्रश्न 1 (औपचारिक): अपने विद्यालय के प्रधानाचार्य को पत्र लिखकर विद्यालय में एक अतिरिक्त कंप्यूटर लैब स्थापित करने का अनुरोध करते हुए ई-मेल तैयार कीजिए।

क्लिक करके मॉडल उत्तर देखें

To: principal.vidyalaya@edu.in
Subject: विद्यालय में नवीन अत्याधुनिक कंप्यूटर लैब स्थापित करने हेतु

महोदय,
सविनय निवेदन है कि मैं कक्षा दसवीं का छात्र प्रतिनिधि हूँ। हमारे विद्यालय में वर्तमान कंप्यूटर लैब में केवल 25 कंप्यूटर हैं, जबकि प्रत्येक कक्षा में 45 से अधिक विद्यार्थी हैं। इसके कारण प्रायोगिक कालांश में दो-तीन विद्यार्थियों को एक ही स्क्रीन साझा करनी पड़ती है और कोडिंग व साइबर सुरक्षा का व्यावहारिक अभ्यास बाधित होता है।

अतः आपसे विनम्र प्रार्थना है कि विद्यार्थियों के तकनीकी विकास को ध्यान में रखते हुए उच्च गति इंटरनेट युक्त एक नई कंप्यूटर लैब स्थापित कराने की कृपा करें। हम सभी छात्र आपके अत्यंत आभारी रहेंगे।

सधन्यवाद।
आपका आज्ञाकारी शिष्य,
क.ख.ग. (छात्र प्रतिनिधि)

अभ्यास प्रश्न 2 (औपचारिक): बैंक शाखा प्रबंधक को नया एटीएम कार्ड (Debit Card) जारी करने हेतु एक औपचारिक ई-मेल लिखिए।

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To: manager.delhibranch@sbi.co.in
Subject: बचत खाता सं. 3456XXXXX हेतु नवीन एटीएम कार्ड जारी करने के संदर्भ में

महोदय,
मेरा आपकी शाखा में एक बचत खाता (संख्या: 3456XXXXX) है। मेरा पुराना एटीएम कार्ड यात्रा के दौरान कहीं गिरकर खो गया था, जिसे मैंने सुरक्षा कारणों से हेल्पलाइन पर कॉल करके ब्लॉक करवा दिया है।

दैनिक लेन-देन हेतु मुझे नए कार्ड की तात्कालिक आवश्यकता है। अतः आपसे सादर अनुरोध है कि मेरे पंजीकृत पते पर एक नवीन रूपे/वीज़ा डेबिट कार्ड जारी करने की कृपा करें। आवश्यक पहचान पत्र संलग्न है।

संलग्नक: आधार_कार्ड_प्रति.pdf

सधन्यवाद।
भवदीय,
क.ख.ग.
मोबा: 98XXXXXXXX

अभ्यास प्रश्न 3 (अनौपचारिक): अपने चाचाजी को पत्र लिखकर उनके द्वारा भेजे गए जन्मदिन के उपहार (पुस्तक) हेतु कृतज्ञता व्यक्त करते हुए ई-मेल लिखिए।

क्लिक करके मॉडल उत्तर देखें

To: chachaji_sharma@email.com
Subject: जन्मदिन के सुंदर उपहार हेतु कोटिशः धन्यवाद!

आदरणीय चाचाजी,
सादर चरण स्पर्श!

कल मुझे डाक द्वारा आपका भेजा हुआ पार्सल प्राप्त हुआ। जब मैंने उसे खोला, तो उसमें डॉ. एपीजे अब्दुल कलाम की आत्मकथा 'अग्नि की उड़ान' देखकर मेरा हृदय गद्गद हो गया। मैं काफी समय से इस पुस्तक को पढ़ने की योजना बना रहा था। आपने मेरी रुचि का कितना ध्यान रखा है! यह पुस्तक मुझे जीवन में निरंतर परिश्रम करने की प्रेरणा देगी। इस अनुपम उपहार के लिए आपका बहुत-बहुत धन्यवाद।

चाची जी को चरण स्पर्श और पिंकी को ढेर सारा प्यार।

आपका प्रिय भतीजा,
क.ख.ग.

अभ्यास प्रश्न 4 (औपचारिक): पर्यटन विभाग के प्रबंधक को ई-मेल लिखकर आगामी ग्रीष्मावकाश में मनाली यात्रा पैकेज की जानकारी मांगिए।

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To: tours@himachaltourism.gov.in
Subject: मनाली 5 दिवसीय परिवार यात्रा पैकेज के विवरण के संदर्भ में

महोदय,
हमारा 5 सदस्यों का परिवार आगामी जून माह के प्रथम सप्ताह में मनाली एवं रोहतांग दर्रे के पाँच दिवसीय भ्रमण की योजना बना रहा है।

कृपया अपने विभाग के नवीनतम यात्रा पैकेज की जानकारी, जिसमें होटल आवास (3-स्टार), भोजन, स्थानीय दर्शनीय स्थलों हेतु वाहन व्यवस्था तथा प्रति व्यक्ति कुल व्यय शामिल हो, हमारे ई-मेल पर प्रेषित करने की कृपा करें। क्या विद्यार्थियों अथवा वरिष्ठ नागरिकों हेतु कोई विशेष छूट उपलब्ध है? इसकी जानकारी भी दें।

सधन्यवाद।
भवदीय,
क.ख.ग.
नई दिल्ली

अभ्यास प्रश्न 5 (औपचारिक): अपने क्षेत्र के डाकपाल (Postmaster) को ई-मेल भेजकर क्षेत्र में डाक वितरण की अव्यवस्था और पत्रों के देर से मिलने की शिकायत कीजिए।

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To: postmaster.sector15@indiapost.gov.in
Subject: सेक्टर-15 क्षेत्र में डाक वितरण की घोर अनियमितता के निवारण हेतु

महोदय,
मैं इस ई-मेल के माध्यम से आपका ध्यान सेक्टर-15 में नियुक्त डाकिया द्वारा की जा रही घोर लापरवाही की ओर आकृष्ट कराना चाहता हूँ।

विगत दो महीनों से हमारे क्षेत्र में डाक का वितरण अत्यंत अनियमित हो गया है। डाकिया सप्ताह में केवल एक या दो दिन ही आता है और प्रायः जरूरी सरकारी पत्र, प्रवेश-पत्र तथा बैंक चेक मुख्य द्वार के नीचे फेंक कर चला जाता है। इसके कारण अनेक युवाओं के परीक्षा साक्षात्कार पत्र समय बीतने के बाद प्राप्त हो रहे हैं।

अतः आपसे विनम्र अनुरोध है कि इस मामले की जांच कराकर संबंधित डाकिया को नियमित व सुरक्षित डाक वितरण का कड़ा निर्देश दें।

सधन्यवाद।
भवदीय,
क.ख.ग.
सेक्टर-15 निवासी संघ

💡 बोर्ड परीक्षा में ई-मेल लेखन में 5/5 अंक प्राप्त करने के स्वर्णिम नियम:

• ईमेल बॉक्स और हेडर अनिवार्य: To, CC, BCC और Subject की रूपरेखा (Header Boxes) बनाए बिना मुख्य संदेश कभी न लिखें।
• काल्पनिक ईमेल आईडी: To वाले खाने में कोई वास्तविक निजी ईमेल आईडी न लिखें; केवल प्रारूप रूपी (उदा. abc@email.com / principal@school.in) ही लिखें।
• विषय-पंक्ति (Subject Line): विषय अत्यंत संक्षिप्त (5-7 शब्द) और समस्या/उद्देश्य को पूरी तरह स्पष्ट करने वाला होना चाहिए।
• संलग्नक (Attachment): जहाँ आवश्यक हो (जैसे अवकाश हेतु डॉक्टर पर्चा, शिकायती बिल), वहाँ 'संलग्नक:' लिखकर फाइल का काल्पनिक नाम अवश्य दर्शाएँ।
• शब्द-सीमा: मुख्य भाग 80 से 100 शब्दों के भीतर ही समेटें; बहुत लंबा पत्र लिखने से बचें।